Helfermanagement: Drei Schritte in Richtung Volunteer Legacy
Die Herausforderung im Volunteer-Management einer Veranstaltung besteht darin, genügend Helferinnen und Helfer zu finden und diese effizient einzuteilen. Dank einem ganzheitlichen Ansatz bei der Administration der Volunteers kann ein reibungsloser Ablauf des Events garantiert werden. Im Hinblick auf die Volunteer Legacy und damit einhergehend soziale Nachhaltigkeit sind dabei zufriedene Volunteers zentral.
Sport- und Kulturevents hinterlassen bei ihren Volunteers Eindrücke, Erfahrungen und Wissen. Diese haben einen Einfluss auf die wahrgenommene Sinnhaftigkeit ihres Einsatzes und beeinflussen die zukünftige Motivation, wieder Freiwilligenarbeit zu leisten. Volunteer Legacy beinhaltet also die Wahrnehmung eines Einsatzes und deren Einfluss auf das zukünftige Verhalten von freiwillig engagierten Personen.
Die Grundlage des etablierten Modells zur Volunteer Legacy von Swiss Volunteers bildet der Volunteer Cycle, welcher die drei Pfeiler eines erfolgreichen und nachhaltigen Volunteer-Managements beinhaltet. Damit er erfolgreich umgesetzt werden kann, wird er durch entsprechende Dienstleistungen ergänzt. In den folgenden Abschnitten wird der Volunteer Cycle genauer vorgestellt.
Bild 1: Volunteer Cycle nach Swiss Volunteers
Rekrutierung
Die Planung des Helferwesens beginnt je nach Grösse der Veranstaltung 18 bis sechs Monate vor der Austragung. Bei Events mit über 1000 Volunteers beginnt die Planung im optimalen Fall spätestens ein Jahr vor den ersten Helfereinsätzen.
In dieser Phase werden die Event- und Einsatzdaten festgelegt sowie die Eventstruktur und ein möglichst genaues Mengengerüst definiert. Im Hinblick auf die benötigten Fähigkeiten zur Erfüllung der Freiwilligeneinsätze werden die Anforderungen an die Volunteers festgelegt.
Für das Helferwesen ist ein Budget zu erstellen, welches die Kosten beispielsweise für die Administration, Verpflegung, Bekleidung und insbesondere auch die Wertschätzung der Volunteers beinhaltet.
Vor dem effektiven Start der Rekrutierung werden Zielgruppen festgelegt und Kontaktdaten zum Beispiel von früheren Veranstaltungen zusammengetragen. Die Rekrutierung wird idealerweise mit einer entsprechenden Kommunikationsstrategie begleitet. Dies setzt eine Zusammenarbeit der jeweiligen Verantwortlichen voraus.
Falls Schulungen und Informationsveranstaltungen im Vorfeld der Veranstaltung nötig sind, werden diese in diesem Schritt entsprechend geplant.
Wird auf die vollumfängliche Helferplattform von Swiss Volunteers zurückgegriffen, so wird das Anmeldeformular für Volunteers direkt darauf erstellt und kann durch einen öffentlichen oder spezifische Links über verschiedene Kanäle direkt an die Volunteers gebracht werden.
Bild 2: Beispiel eines publizierten Events mit offener Anmeldung auf Swiss Volunteers
Event
Die Phase rund um die effektive Austragung beginnt spätestens vier Wochen vor den ersten Volunteer-Einsätzen. Zu diesem Zeitpunkt sollte die Einteilung abgeschlossen sein. Bis dahin ist es entscheidend, die angemeldeten Volunteers mit regelmässiger und transparenter Kommunikation zu versorgen. Dadurch wird die Bindung zum Event gestärkt und die Chance erhöht, dass auch tatsächlich alle angemeldeten Personen zu ihrem Einsatz erscheinen.
Die Einteilung der Volunteers bildet den Grossteil des Aufwands in diesen Wochen vor dem Event. Im Idealfall wird für Veranstaltungen ab 30 Volunteers eine Applikation wie Swiss Volunteers verwendet. Der Einsatz einer vollumfänglichen Volunteer-Software erlaubt die optimale Verbindung der Fähigkeiten, Verfügbarkeiten und Einsatzwünschen der angemeldeten Personen mit den tatsächlichen Ressorts, Aufgaben und Einsätzen, welche am Event bestehen.
Nach Abschluss der Einteilung werden die Einsatzpläne entweder automatisch (über Software) oder manuell an die Volunteers versendet. Als Richtwert sollten diese Details zu den geplanten Einsätzen rund drei Wochen vor ihrem Einsatz an die Helferinnen und Helfer gesendet werden. Dies lässt allen Parteien genügend Zeit, sich entsprechend vorzubereiten und allenfalls Anpassungen an den geplanten Einsätzen vorzunehmen.
Am Event selber ist ein wertschätzender Umgang der Organisation gegenüber den freiwillig engagierten Personen von grosser Bedeutung. Die Aufgaben sollen klar definiert und verteilt werden und die Volunteers sich mit ihren Motivationen und Bedürfnissen abgeholt fühlen. Wartezeiten etwa, welche nicht klar als Pausen deklariert sind, sollten möglichst vermieden werden.
Während und nach dem Event werden die tatsächlich geleisteten Stunden der Volunteers festgehalten. Dies dient einerseits dem Eventabschluss, und andererseits können die Helferstunden in der Wertschätzung verwendet werden. Aufgrund der geleisteten Stunden von Mitgliedern können etwa Zahlungen an unterstützende Vereine getätigt werden. Anhand der Stunden kann ein Volunteer-Zertifikat erstellt werden, welches das freiwillige Engagement zu Gunsten einer Veranstaltung ausweist. Ein solches wirkt sich bei Bewerbungen immer wieder positiv aus und wird gerne gesehen.
Wertschätzung
Nebst der Gutschrift der Stunden gibt es im Helferwesen auch nach dem Event einiges zu tun, was der Volunteer Legacy und damit unter anderem auch bereits der Rekrutierung am nächsten Event dient.
Ein Dankeschön an alle Volunteers in schriftlicher Form ist in allen Fällen angebracht. Mit einem Dankesschreiben kann nebst der Wertschätzung auch bereits der Hinweis auf den nächsten Event kommuniziert werden.
Die Wertschätzung der Volunteers kann auf verschiedene und kreative Arten zum Ausdruck gebracht werden. Ein gängiges und gern gesehenes Mittel dafür ist ein Fest für Helferinnen und Helfer. Dabei wird die Gemeinschaft gestärkt und eine grössere Bindung der Volunteers an eine Organisation erreicht. Auch eine Volunteer-Ehrung, etwa des fleissigsten Helfers oder der fleissigsten Helferin, kann bereits während dem Event oder auch im Nachhinein durchgeführt werden.
Mit Wertschätzungsaktionen sollen die Volunteers etwas für ihr unentgeltliches Engagement zurückerhalten. Ziel ist dabei ihre Zufriedenheit, und aus Sicht des Veranstalters der Wunsch, dass sie beim nächsten Event wieder als Volunteer dabei sind.
Die Motivation von engagierten Personen, sich auch zukünftig als Volunteer zu engagieren, hängt mit dem Gefühl zusammen, einen Mehrwert für die Gesellschaft erbracht und damit gleichzeitig eine positive Lebenserfahrung gemacht zu haben. Der soziale Austausch während eines Volunteer-Einsatzes spielt dabei ebenfalls eine bedeutende Rolle.
Bild 3: Preisvergabe im Rahmen der Ehrung Volunteer of the Year 2021
Volunteer Legacy
Freiwilliges Engagement ist der Grundpfeiler der meisten Schweizer Sport- und Kulturveranstaltungen. Der grosszügige Einsatz zahlreicher engagierter Volunteers ermöglicht erst die Austragung vieler erfolgreicher Events. Freiwilligenarbeit gibt den im Einsatz stehenden Personen auf vielfältige Weise etwas zurück und trägt so zur sozialen Nachhaltigkeit bei. Damit die Wertschätzung jedoch gebührend umgesetzt wird, braucht es die entsprechende Bereitschaft einer Organisation. Dabei hilft die Erkenntnis, dass zufriedene Volunteers auch wiederkehrende Volunteers sind. In diesem Sinne unterstützt Swiss Volunteers mit seinen Dienstleistungen jährlich zahlreiche Events bei der erfolgreichen Umsetzung ihres Volunteer-Managements – gemeinsam zum erfolgreichen Event.
Kontakt Swiss Volunteers: info@swissvolunteers.ch
Video Dienstleistung Swiss Volunteers: https://youtu.be/M66SfHGbi7w
Quellen:
Doherty, A., 2010: The volunteer legacy of a major sport event
Hauptbild: Robert Danis | Bild 1 & 2: Swiss Volunteers | Bild 3: David Schweizer