Ticketing & Besuchermanagement
Die Fragen «Wie viele Personen befinden sich auf dem Veranstaltungsgelände? Zu welcher Zeit sind Sie gekommen und wann haben Sie es wieder verlassen?» Haben sich schon viele Organisatoren bei Veranstaltungen gestellt. Dabei lassen sich doch in Verbindung mit QR-kodierten E-Tickets und RFID-Chips effiziente Lösungen finden, die das Besuchermanagement wesentlich vereinfachen.
Ticketarten haben sich in den letzten Jahren ständig weiterentwickelt. Die klassischen Papiertickets werden zunehmend durch moderne Varianten wie RFID-Chips ersetzt. Dieser Artikel bietet eine Übersicht über die vielversprechendsten Kandidaten.
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Tickets: Auf Papier, am Arm oder auf dem Handy?
Welcher Tickettyp für welche Veranstaltung der passende ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab: Ist ein Wiedereintritt möglich? Wie komplex ist das Veranstaltungsareal unterteilt? Und sollen dem Kunden weitere Services angeboten werden?
Ticketarten im Vergleich
QR-kodierte Papiertickets werden mit einem Scanner beim Einlass kontrolliert. Ein Wiedereintritt ist theoretisch möglich. Dieser hat sich allerdings aufgrund des hohen Personalaufwands als nicht praktikabel erwiesen. Bei den meisten Veranstaltungen wird das Ticket vor dem Einlass gegen ein Armband (immer öfter mit RFID-Chip) oder einen Stempel auf dem Unterarm eingetauscht. Mit diesem System wird allerdings nur erfasst, wer das Veranstaltungsgelände betritt, und nicht, wer es verlässt. Um die maximale Zahl der Anwesenden zu ermitteln, müssten für VIPs, Gäste, Künstler und Mitarbeiter ebenfalls Tickets erstellt werden.
Das mobile oder Handyticket, wie wir es vom Bahnticket her kennen, wird bereits als Eventticket verwendet. Dabei gibt es SMS/MMS- und App-Varianten, bei denen Texte oder 2D-Barcodes versendet werden. Bei der Barcode-Variante kommt — wie beim Papierticket — ein Lesegerät zum Einsatz. Der Vorteil für Veranstalter liegt in der sehr hohen Verbreitung von Smartphones – ist allerdings der Akku leer ist ein Lesen des Barcodes nicht mehr möglich.
Bei der Near Field Communication (NFC) werden RFID-Chips auf den SIM-Karten von Mobiltelefonen platziert, die von Lesegeräten aus nächster Nähe gelesen werden können. Statt Papiertickets an Verkaufsstellen, Ticketautomaten oder Einfahrtssäulen zu beziehen, benutzt der Kunde sein Handy als Ticket. Zum Nachteil wird hier die Tatsache, dass ein Mobiltelefon von einer Person zur nächsten weitergegeben werden kann.
Die elektronische Besuchererfassung und -kontrolle hat sich vor allem bei grösseren Veranstaltungen mit mehreren Ein- und Ausgängen durchgesetzt. Hierbei hat sich die Radio Frequency Identification (RFID) bewährt, die aus der Diebstahlsicherung in Warenhäusern bekannt ist. Für diese Technik werden ein Sender (Tag) und ein Empfänger (Reader) benötigt. Auf Veranstaltungen werden bei Einlasskontrollen meist passive Tags verwendet, die ihre Stromversorgung durch die Wellen des Empfängers erhalten. Deshalb ist beim Auslesen des Readers durch den Tag ein Abstand bis maximal 50 Zentimeter möglich. RFID-Chips werden in Einweg- und wiederverwendbaren Armbändern sowie in Plastikkarten eingesetzt.
Einige Lieferanten bieten ein Armband mit einem RFID-Chip anstelle eines regulären Papierarmbandes. Auf dem Chip sind alle wichtigen Informationen gespeichert, zum Beispiel Guthaben, Bonuspunkte oder Zutrittsberechtigungen. Es können also Zutrittsberechtigungen für einzelne Veranstaltungsareale wie VIP, Backstage oder Camping vergeben werden. Dadurch ist der Veranstalter anhand von Vereinzelungsanlagen wie etwa Drehkreuzen in der Lage, mit wenig Personal eine schnelle Zutrittskontrolle und Überwachung der Besucherströme auf den einzelnen Veranstaltungsarealen zu bewerkstelligen. Des weiteren sind mit dieser Technik Bargeldlose Bezahlsysteme Möglich bei denen sich der Besucher einen gewünschten Betrag auf seinen Chip lädt und Konsumiert.
Digitale Ticketsysteme wie RFID, Mobile Ticketing und NFC sind auf dem Vormarsch: Immer mehr Freizeiteinrichtungen wie Bäder und Stadien nutzen die RFID- und NFC -Technologie. Dahingegen werden Print@Home oder das klassische Papierticket bei grossen Events auf lange Sicht zu Auslaufmodellen. Neben dem vereinfachten Einlassmanagement profitieren Marketing, Kundenzufriedenheit, Interaktion und Sicherheit (Crowdmanagement) von den technischen Möglichkeiten.
Zum Autor:
Tilman Albrecht ist Meister für Veranstaltungstechnik und Veranstaltungssicherheit. Er war als freier Mitarbeiter für einen süddeutschen Rundfunksender für die Bereiche Aussenübertragung und technische Realisation von Events verantwortlich. Seit 2007 ist er in der Schweiz tätig, zunächst als Projektleiter für Coorperate Events und als Dozent im Bereich Veranstaltungstechnik, ab 2015 selbstständig im Bereich Veranstaltungssicherheit mit seiner Firma eventuality. Er publiziert regelmässig im PROSCENIUM, war Fachautor des Eventsafety-Kompendiums Eventfragen und ist Autor des Buchs «Veranstaltungsrecht in D-A-CH».