Einführung ins nachhaltige Eventmanagement Teil II: Die Vorbereitung
In diesem Teil stellen wir den ersten von fünf Schritten im nachhaltigen Eventmanagement vor und zeigen, dass nicht jeder Anfang schwer sein muss. Dieser Schritt beinhaltet die Vorbereitungsphase, in welcher das Kick-off-Meeting stattfindet.
Eine gute Vorbereitung ist das A und O und legt den Grundstein für einen guten Start. In dieser Phase werden folgende vier Ziele anvisiert.
1. Ein Team wird gebildet
Es braucht ein Kernteam, das die Prozesse initiiert, durchführt und kontrolliert. Es gilt festzulegen, wer welche Verantwortung innehat und Aufgaben ausführt. Da Entscheidungen getroffen werden müssen, ist es von Vorteil, jemanden aus der Organisation mit Entscheidungsmacht im Team zu haben.
2. bessere Übersicht mit einem Zeit- und Aktionsplan
Nachdem das Team gebildet ist, geht es darum, einen Zeit- sowie Aktionsplan zu erstellen und zu kommunizieren. Zeit- und Aktionspläne helfen, einen guten Überblick zu bekommen, wann welcher Schritt und die damit verbundenen Aufgaben anstehen. Im Zeitplan wird die benötigte Zeit für den jeweiligen Schritt festgehalten und eingeplant, im Aktionsplan werden Aufgaben, Deadlines, Verantwortlichkeiten, involvierte Personen und Budget festgehalten.
Beispiel Zeitplan
3. Kick-off-Meeting planen und durchführen
Für eine erfolgreiche Umsetzung ist es wichtig, Personen aus der Organisation, die grossen Einfluss auf das Gelingen oder Scheitern des Vorhabens haben, zu involvieren und zu informieren. Dabei kann ein Kick-off-Meeting helfen. Indem man sie um Anregungen fragt oder was sie zum Prozess beitragen können, wird Bewusstsein für das Vorhaben geschafft. Somit kann man deren Unterstützung sichern. Erfahrungsgemäss ist es nicht immer einfach, eine Veränderung anzustossen, in diesem Fall Nachhaltigkeit ins Eventmanagement zu integrieren. Zu Beginn stösst man womöglich auf Widerstand, denn in erster Linie bedeutet Veränderung mehr Arbeit und mehr Aufwand. Kurzfristig gewiss, aber längerfristig profitieren alle davon. Neben Informieren und Involvieren werden in diesem Meeting die Nachhaltigkeitsziele der Organisation ermittelt sowie Zeitplan und Budget festgelegt.
Tipp: Ein Katalog mit Fragen, den man im Vorfeld zusammenstellt, kann dem Meeting Struktur geben und die Beteiligten zu Gruppendiskussionen anregen. Hier ein paar Vorschläge:
- Warum ist es für die Organisation wichtig, dass sie die Auswirkungen auf die Nachhaltigkeit im Zusammenhang mit ihren Organisationszielen versteht?
- Welche Risiken entstehen für die Organisation?
- Welche Chancen entstehen für die Organisation?
Aus praktischen Gründen ist es sinnvoll, bereits beim Kick-off-Meeting alle Stakeholder zu identifizieren und eine Liste zu erstellen, obwohl die Stakeholdereinbindung im zweiten Schritt angegliedert ist. Praktisch aus dem Grund, weil alle wichtigen Personen zusammen an einem Tisch sind.
Beispiel Aktionsplan
4. Nachhaltigkeitsziele der Organisation herausarbeiten
Wenn die Auswirkungen der Geschäftsziele auf die Nachhaltigkeit geklärt sind, können die Nachhaltigkeitsziele nun aktiv angegangen werden. Als erstes werden Stärken und Schwächen der Organisation bezüglich Nachhaltigkeitsleistung evaluiert. Daraus können die Themen oder Bereiche identifiziert werden, bei denen Handlungsbedarf besteht. Nachhaltigkeitsziele zu setzen, ist nicht ganz trivial, dafür sind mehrere Treffen notwendig. Die Liste der Ziele wird fortlaufend ergänzt und angepasst, bis alle wichtigen Stakeholder befragt worden sind. Die Bedürfnisse der Stakeholder spielen eine grosse Rolle, die unbedingt in die Zielformulierung miteinfliessen müssen (Stakeholdereinbindung wird im zweiten Schritt behandelt). Um Leistungen zu verbessern und diese auch darlegen zu können, ist es essentiell, klar definierte und messbare Ziele zu setzen. Ein schlecht gesetztes und zu oberflächliches Ziel ist beispielsweise «Den CO2-Ausstoss verringern.». Besser ist «Bis 2025 ist der CO2-Ausstoss um 10% zum Stand von 2019 verringert.» Hilfreich kann es auch sein, auf die Vision oder Mission sowie Leitziele der Organisation zurückzugreifen und basierend darauf die Nachhaltigkeitsziele zu formulieren.
Alles auf einen Blick
Zusammenfassend sind hier die Ziele in der Vorbereitungsphase festgehalten:
- Ein Team festlegen, das den Prozess koordiniert
- Einen Zeit- sowie Aktionsplan mit den Aufgaben und Verantwortlichkeiten erstellen
- Ein Kick-off-Meeting planen und durchführen
- Nachhaltigkeitsziele zusammen mit der Organisation herausarbeiten
Am Ende des Kick-off-Meetings ist Folgendes erreicht worden:
- Es herrscht Konsens über die ökonomischen, ökologischen und sozialen Auswirkungen, die zum Erreichen der Organisationsziele entstehen.
- Es steht eine erste Liste mit Nachhaltigkeitsthemen, die die Organisation angehen soll/muss.
- Alle sind informiert über den Zeitplan und die Verantwortlichkeiten.
- Das Budget ist geklärt.
- Eine Liste mit allen Stakeholder steht.
Der Anfang ist nun geschafft! Der erste Schritt ist oft nicht der einfachste, aber es lohnt sich. Im nächsten Schritt geht es um die Einbindung der Stakeholder.
Gutes Gelingen!
Quellen:
Bild 1, 2, 3: SchweryCade