Aus dem Webinar «Corona-konforme Events»
Die Corona-Pandemie hat die Event-Branche zwischenzeitlich zum Erliegen gebracht. Wie können Events wieder durchgeführt werden im gesetzlichen Rahmen und trotz der hohen Hürden? Das Webinar «Corona-konforme Events» zeigt mögliche Wege auf.
Safety first! – Sicherheit hat immer Vorrang, wenn es um die Nachhaltigkeit geht. Diese Erkenntnis machten viele Veranstaltende, als im Frühling 2020 die Corona-Pandemie die Schweiz erreicht hat. Unzählige Events mussten abgesagt werden, da die Gesundheit der Bevölkerung an erster Stelle stand. Eine solche Situation traf viele unerwartet, denn laut einer Umfrage von SchweryCade hatten nur 2 % der Event-Verantwortlichen «Pandemie» als ein Risiko in ihrem Risikomanagement miteinbezogen.
Als der Bundesrat Ende Mai 2020 für Veranstaltungen Lockerungen mit gewissen Vorschriften erliess, war die Verunsicherung gross. Vor allem in Anbetracht dessen, dass die Entwicklung der Corona-Pandemie weiterhin unklar war. Vielen Eventveranstaltenden fehlte die notwendige Planungssicherheit. Mit dem Webinar vom 18. August 2020 haben Eventorganisatoren und Experten für Veranstaltungssicherheit mit ihren Erfahrungen Wege aufgezeigt, wie unter den derzeitigen Bedingungen Veranstaltungen gut durchgeführt werden können.
«Auch während Corona sind Events möglich.», so Sicherheitsexperte Tilman Albrecht von eventuality, einem Unternehmen, das sich auf Event-Sicherheit spezialisiert hat. Er hob dabei drei grundlegende Punkte für eine sichere Durchführung hervor:
1. Corona-verantwortliche Person bestimmen
Betreiber und Veranstaltende müssen eine Person als Corona-Verantwortliche benennen, die für die Umsetzung des Schutzkonzepts verantwortlich ist und den Kontakt zu den Behörden pflegt. Eine Abstimmung zwischen Betreiber und Veranstaltende ist dabei erforderlich, da nicht genau geregelt ist, wer das Konzept verfassen soll. Im Idealfall verfasst die corona-verantwortliche Person das Schutzkonzept und lässt es vom Betreiber und Veranstaltenden unterschreiben. Die Kontaktdaten der Verfasserin oder des Verfassers müssen im Konzept hinterlegt sein, und am Event überwacht diese Person oder eine Stellvertretung die getroffenen Massnahmen. Die verantwortliche Person sollte sich mit der Eventlocation, den getroffenen Massnahmen und der Veranstaltung bestens auskennen.
2. Schutzkonzept erstellen und umsetzen
Für alle Veranstaltungen mit über 100 Personen braucht es ein Schutzkonzept. Dabei übernehmen Veranstaltende die Verantwortung für das Wohlergehen und die Sicherheit der Gäste und Mitarbeitenden. Mit einem Schutzkonzept reduzieren Veranstaltende das Infektionsrisiko und können sicherstellen, dass bestehende Vorgaben und Reglungen eingehalten werden. Zudem kann bei möglichen Zwischenfällen – beispielsweise, wenn sich die Teilnehmenden nicht an die Regeln halten oder es trotz aller getroffenen Schutzmassnahmen zu einer Corona-Infizierung kommt – die Sorgfaltspflicht gegenüber den Behörden nachgewiesen werden. Das Konzept muss aber nirgends vorgelegt werden, ausser die Behörden möchten dies im Vorfeld des Events kontrollieren. Schutzkonzepte von Veranstaltungen mit über 1000 Personen, welche ab 1. Oktober 2020 zulässig sind, müssen beim Kanton eingereicht werden. Während des Events kann es zu unangemeldeten Kontrollen von Behördenvertretern kommen. Wenn die Vorschriften nicht eingehalten werden, droht eine hohe Geldbusse.
Das Bundesamt für Gesundheit stellt für Veranstaltungen mit unter 1000 Personen unter anderem zwei grundsätzliche Forderungen:
- Das Schutzkonzept muss Massnahmen zur Hygiene (z. B. Möglichkeit zum Händewaschen oder Händedesinfektion, regelmässige Reinigung von Oberflächen) und zur Einhaltung eines Abstands von mindestens 1.5 Metern vorsehen.
- Falls der Abstand nicht eingehalten werden kann, müssen geeignete Schutzmassnahmen wie das Tragen einer Hygienemaske oder Trennwände umgesetzt werden.
Ausführliche und stetig angepasste Vorgaben für Veranstaltungen, auch mit mehr als 300 Personen, können in der «Verordnung über Massnahmen in der besonderen Lage zur Bekämpfung der Covid-19-Epidemie» nachgelesen werden. Zudem haben die Kantone vom Bund die Kompetenz erhalten, dass sie die Schutzanforderungen erhöhen können, falls die Zahl der Infizierten steigen. Es ist eine Holschuld, das Konzept den momentanen Vorgaben des Kantons anzupassen, denn die Veranstaltenden werden nicht aktiv über veränderte Vorgaben informiert.
Da sich die Konzepte, je nach Veranstaltungsart und Ort, erheblich unterscheiden, ist es sinnvoll, die Empfehlungen der Branchenverbände zu beachten. Folgende Verbände haben Vorlagen für Schutzkonzepte erstellt, welche nicht 1:1 übernommen werden können, aber nützlich sind für eine Orientierung:
- SVTB - Schweizerischer Verband technischer Bühnen- und Veranstaltungsberufe
- PromoterSuisse - Dachverband für Schweizer Musikveranstalter
- GastroSuisse - grösster Schweizer Arbeitgeberverband des Gastgewerbes
3. Das Contact Tracing
Das Bundesamt für Gesundheit gibt weiter vor, falls sowohl der Abstand wie auch die Schutzmassnahmen nicht eingehalten werden können, dass Betreiber resp. Veranstaltende Kontaktdaten der anwesenden Personen aufnehmen müssen. Wird eine Person positiv auf das neue Coronavirus getestet, ist dadurch sichergestellt, dass sämtliche engen Kontakte dieser Person rückverfolgt werden können (Contact Tracing). Dabei müssen Betreiber oder Veranstaltende Folgendes einhalten:
- Information der anwesenden Personen zur Erhebung und Verwendungszweck der Kontaktdaten
- Auf Anfrage Weiterleitung der Kontaktdaten an die kantonalen Behörden
- Aufbewahrung der Kontaktdaten während 14 Tagen und anschliessende Vernichtung der Daten
Tilman Albrecht empfiehlt, ein Online-Ticketsystem einzusetzen, um bereits im Vorfeld die erforderlichen Kontaktdaten abzufragen und Besucher über die möglichen Konsequenzen bei einem positiven Covid-19-Fall (Quarantäne) zu informieren.
Ein erfolgreiches Beispiel: Die Famigros Lagerfeuer-Nacht 2020
Nur wenige Veranstaltungen konnten seit Beginn der Corona-Pandemie durchgeführt werden. Eine davon waren die Famigros Lagerfeuer-Nacht (insgesamt 20 Durchführungen in den Monaten Juli und August). «Aufgrund der Pandemie war es im Frühling absehbar, dass die Schweizer Bevölkerung im Sommer vorwiegend in der Schweiz bleibt.˚, erkärt Urs Engler, Stv. Leiter Sponsoring Migros-Genossenschafts-Bund. Aus diesem Grund wurden die Lagerfeuer-Nächte, welche eigentlich 2019 das letzte Mal stattgefunden hätten, wieder ins Leben gerufen. Im Zelt übernachten, am Lagerfeuer essen und singen, an den Workshops mitmachen - die Lagerfeuer-Nacht war ein Abenteuer für Familien. Die Nachfrage war gross, nach vier Tagen waren 90% der Tickets verkauft.
Ein Schutzkonzept wurde in kürzester Zeit erstellt und bei den Behörden eingereicht. Diese enthielten spezielle Kommunikations- und Hygienemassnahmen sowie angepasste Massnahmen beim Abfallmanagement und in der Gastronomie. Mit 7000 m2 für 250 Teilnehmende wurde das Gelände grosszügig gewählt (zum Zeitpunkt des Webinars waren 300 Personen zulässig). Um die Durchmischung zusätzlich klein zu halten, hat die Organisation die Teilnehmenden in vier Sektoren à 64 Personen unterteilt. Die Belegschaft arbeitete im Zwei-Schichten-Betrieb, zwischen den beiden Schichten gab keinen Kontakt. Bei der Verpflegung gab es statt Buffets Schöpfstationen, das Frühstück wurde abgepackt abgegeben. Aus Hygienegründen wurde auf den Ausschank in Mehrwegbechern verzichtet und die Getränke stattdessen in geschlossenen PET-Flaschen angeboten. Im Verpflegungszelt, ein Zelt gedacht für 800 Personen, konnte die Regel zum Abstandhalten gut umgesetzt werden. Bereits bei der Buchung der Tickets mussten die Teilnehmenden bestätigen, dass sie alle eingeführten Massnahmen zur Kenntnis genommen hatten und sich daranhalten würden.
Alles in allem liessen die Events unter den strengen Bedingungen gut durchführen, nichtsdestotrotz zieht die Organisation ein paar Lehren daraus. Urs Engler betont dabei die Challenge, Massnahmen zu ergreifen und umzusetzen, ohne dabei zu wissen, wie die kantonalen Bestimmungen ausfallen werden. Für diesen Umstand empfiehlt er, die Massnahmen konservativer zu planen, als es die aktuelle Situation zulässt. Die Behörden können ausserdem jederzeit unangemeldet und mehrmals am Eventort auftauchen, darauf sollte man gut vorbereitet sein, d.h. die corona-verantwortliche Person oder die Stellvertretung muss immer auf dem Platz sein und mit den aktuellen Auflagen und dem eigenen Schutz- und Sicherheitskonzept vertraut sein. Sinnvoll ist zudem eine proaktive Herangehensweise, gemeint ist, dass Veranstalter aktiv auf den Kanton oder die Gemeinde zu gehen, um Unklarheiten zu klären oder sie über den Event und Sicherheits- & Schutzkonzept zu informieren. Denkbar ist auch, sie an den Event einzuladen.
Urs Engler fasst abschliessend zusammen, dass sich alle sehr gut an die Regeln gehalten haben, und war froh, dass es (zum Zeitpunkt des Webinars) keinen positiven Covid-19-Fall gab. So konnten die Familien nach einem ereignisvollen Frühling ein Sommerhighlight erleben.
Was bringt die Zukunft?
Für die Eventbranche ist weiterhin Flexibilität gefragt, die Pandemie wird wohl noch eine Weile andauern, und es ist mit immer strengeren Schutzmassnahmen für Events zu rechnen. Um mehr Planungssicherheit zu erhalten, ist es sinnvoll, mit strengeren Vorgaben zu planen als mit jenen, die tatsächlich herrschen (Thema Maskenpflicht). So ist man auf kurzfristige Regel-Verschärfungen besser vorbereitet. Wie das Beispiel der Lagerfeuer-Nächte zeigt, sind mit einem ausführlichen Schutzkonzept und unter Einhaltung aller staatlichen Vorschriften verantwortungsvolle Events möglich. Auch wenn die Hürden gross sind, mit den neu gesammelten Erfahrungen können Veranstaltende immer besser mit den verändernden Umständen umgehen. Langsam und mit kleinen Schritten tastet sich die Event-Branche wieder zurück in die «Normalität».
Anmerkung: Der Inhalt des Webinars wurde mit den aktuellen Vorgaben des Bundesrates ergänzt. Stand 22. September 2020
Die Aufzeichnung des Webinars findest Du hier .
Quellen:
Bild 1: SchweryCade | Bild 2: Migros Genossenschafts-Bund